Klienten-Information SONDERAUSGABE Lohnverrechnung

Klienten-Information SONDERAUSGABE Lohnverrechnung

Aufgrund aktueller Informationen möchten wir Sie ergänzend zu unseren bisherigen Klienten-Informationen über entsprechende Neuerungen in Sachen COVID-19 informieren. Sie finden in nachstehender Info die jeweiligen Änderungen aufgrund des derzeitigen, aktuellen Informationsstandes farbig markiert.

Inhalt in Kurzform

Kurzarbeit aufgrund Corona

Mittels Kurzarbeit sollen die Arbeitskosten temporär reduziert und die Dienstverhältnisse mit den jeweiligen Mitarbeitern aufrechterhalten werden. Dazu können wir Ihnen folgende Informationen geben:

1. Verfahren zur erstmaligen Beantragung der Kurzarbeit:

  • 1. Information einholen bei AMS, WKO oder Arbeiterkammer/Gewerkschaften
  • 2. Gespräche mit Betriebsrat (sofern vorhanden) und Abschluss einer Betriebsvereinbarung bzw Einzelvereinbarungen mit den jeweiligen Mitarbeitern (sofern kein Betriebsrat)
  • 3. Antrag beim AMS inkl. Sozialpartnervereinbarung

  • Auf der Homepage der Wirtschaftskammer sind die entsprechenden Vorlagen zu den Sozialpartnervereinbarungen (Formular Einzelvereinbarung, Formular Betriebsvereinbarung) abrufbar. Dabei ist zu beachten, dass das jeweils aktuelle Formular zu verwenden ist (zu den Antragsfristen siehe unten).

    https://www.wko.at/service/corona-kurzarbeit.html

    Für Unternehmer, die nicht Mitglied der Wirtschaftskammer sind, haben deren Interessensvertretungen (z.B. Zahnärztekammer, Rechtsanwaltskammer,…) bereits eigene Muster für Sozialpartnervereinbarungen zur Verfügung gestellt.

  • Auf der Homepage des AMS finden Sie die Pauschalsatztabellen sowie die dazugehörigen Erläuterungen, ein Teilzeitberechnungstool und die Bundesrichtlinie zur Kurzarbeitsbeihilfe (KUA-COVID-19):

    https://www.ams.at/unternehmen/personalsicherung-und-fruehwarnsystem/kurzarbeit/downloads-kurzarbeit

  • Lehrlinge, freie Dienstnehmer, leitende Angestellte und Geschäftsführer, die nach dem ASVG sozialversichert sind, können in die Kurzarbeit aufgenommen werden. Bei Lehrlingen wurde eine Nettoersatzrate von 100 % festgelegt. Für Geschäftsführer, die dem GSVG unterliegen und geringfügig Beschäftigte besteht keine Förderung.

Betreffend Besonderheiten während der Kurzarbeitsphase 5 siehe Punkt 5.

2. Was ist zu beachten:

  • Nettoentgeltgarantie: Arbeitnehmer mit Bruttolöhnen über EUR 2.685,00 erhalten ein Entgelt von 80 % des vor Kurzarbeit bezogenen Nettoentgelts, Arbeitnehmer mit Bruttolöhnen zwischen EUR 1.700,00 und EUR 2.685,00 erhalten 85 %, Arbeitnehmer mit Bruttolöhnen unter EUR 1.700,00 erhalten 90 % (sog. „Nettoersatzrate“). Die Mehrkosten trägt das AMS, nicht das Unternehmen. Für ab 01.06.2020 abgeschlossene Kurzarbeitsvereinbarungen gilt zudem: Sobald das arbeitsvertraglich vereinbarte Bruttoentgelt für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit höher ist als das Bruttoentgelt, welches sich aus der Nettoersatzrate ergibt, gebührt in diesem Monat das Bruttoentgelt für die geleistete Arbeitszeit.

  • Sozialversicherungsbeiträge sind auf Basis des Entgelts wie vor der Kurzarbeit zu leisten. Das AMS ersetzt dem Arbeitgeber die Mehrkosten ab dem 1. Kurzarbeitsmonat. Der Unternehmer ist daher „nur“ mit den der verkürzten Arbeitszeit entsprechenden Dienstgeber-Gesamtkosten belastet (zB bei Arbeitsreduktion auf 50 % trägt der Arbeitgeber die auf dieses Arbeitsausmaß entfallenden Gesamtkosten – alle darüber hinausgehenden Kosten bekommt er vom AMS im Nachhinein als Kurzarbeitsbeihilfe ersetzt).

Siehe auch Punkt 5 betreffend Besonderheiten während der Kurzarbeitsphase 5.

  • Für Überstunden innerhalb des Kurzarbeitszeitraumes gilt Folgendes: 

    - Überstunden müssen unbedingt in der Sozialpartnervereinbarung festgelegt werden, ansonsten ist es verboten, während der Kurzarbeit Überstunden zu leisten.

    - Bis zur Grenze der vor Beginn der Kurzarbeit für den jeweiligen Mitarbeiter geltenden täglichen und wöchentlichen Normalarbeitszeit fallen während der Kurzarbeit weder Teilzeitmehrarbeits- noch Überstundenzuschläge an.

  • Es dürfen während und 4 Wochen nach der Kurzarbeit keine Arbeitsverhältnisse gekündigt werden.

  • Der zwingende Verbrauch von Alturlauben und Zeitguthaben vor Beginn der Kurzarbeit ist nicht vorgesehen. Der Dienstgeber ist jedoch angehalten, sich um den Abbau von Alturlauben sowie Zeitguthaben (auch während des Kurzarbeitszeitraums) ernstlich zu bemühen.

    Für weitere Details verweisen wir auf die FAQ der WKO: https://www.wko.at/service/corona-kurzarbeit.html

Siehe auch Punkt 5 betreffend Besonderheiten während der Kurzarbeitsphase 5.

3. Abrechnung in der Lohnverrechnung

  • Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Arbeitszeitaufzeichnungen für alle von der Kurzarbeit betroffenen Beschäftigten geführt werden müssen. Dies gilt auch für von der Kurzarbeit betroffene leitende Angestellte sowie Geschäftsführer. Die ausgefallenen Arbeitsstunden sind für jeden Mitarbeiter pro Monat zu erfassen und für die Berechnung der Kurzarbeitsbeihilfe zusammen mit der Abrechnungsliste an das AMS zu übermitteln. Als Hilfestellung für unsere Klienten haben wir ein Formular zur Arbeitszeitaufzeichnung während der Corona Kurzarbeit erstellt. Darin ist das Minimum an Bestandteilen für korrekte Arbeitszeitaufzeichnungen enthalten. 

  • Mit dem am 07.07.2020 im Nationalrat beschlossenen Konjunkturstärkungsgesetz 2020 wurde das Jahres- bzw Kontrollsechstel für die in Kurzarbeit befindlichen Dienstnehmer beschränkt auf das Jahr 2020 um 15% erhöht. Damit soll erreicht werden, dass trotz niedrigerer laufender Bezüge das (in unveränderter Höhe zustehende) Urlaubs- und Weihnachtsgeld wie bisher mit 6% begünstigt besteuert bleibt. Diese Sonderregelung wurde in weiterer Folge auf das Kalenderjahr 2021 ausgeweitet.

4. Abrechnung mit dem AMS

  • Prüfen der Voraussetzungen
    Voraussetzungen für eine Abrechnung der Kurzarbeitsbeihilfe sind die erfolgte Einreichung des Antragsformulars, die Sozialpartnervereinbarung als Grundlage für die Kurzarbeit, eine positive Förderungsmitteilung vom AMS zur genehmigten Kurzarbeitsbeihilfe und ein vorhandenes eAMS-Konto.

  • Für die in Kurzarbeit einbezogenen Arbeitnehmer ist für jeden Kalendermonat bis zum 28. des Folgemonats eine Abrechnungsliste vorzulegen. Seitens des AMS wird hierzu eine entsprechende Abrechnungsdatei zur Verfügung gestellt, die über das eAMS-Konto zu übermitteln ist. Die Auszahlung der Kurzarbeitsbeihilfe erfolgt im Nachhinein pro Kalendermonat nach Vorlage und Prüfung der Teilabrechnung. Wir empfehlen daher die ehestmögliche Einrichtung eines eAMS-Kontos, um in weiterer Folge die Kommunikation mit dem AMS zu erleichtern.

  • Zwei Möglichkeiten der Abrechnung
    Es stehen zwei Wege für die Erstellung der Abrechnung zur Verfügung:

    1. Weg: AMS-Webanwendung zur Abrechnung (geeignet für Betriebe bis 150 Mitarbeiter)
    https://www.ams.at/unternehmen/personalsicherung-und-fruehwarnsystem/kurzarbeit/abrechnung-covid-19-kurzarbeit#oberoesterreich

    2. Weg: Datenimport oder Datenerfassung mit der AMS-Excel-Projektdatei (geeignet für beliebig viele Mitarbeiter, geeignet für die automatische Übernahme von Daten aus dem LV-Programm). Details sowie die entsprechenden Excel-Vorlagen finden Sie auf der AMS-Seite unter folgendem Link:
    https://www.ams.at/unternehmen/personalsicherung-und-fruehwarnsystem/kurzarbeit#abrechnung-ams-excel-projektdatei

  • Hochladen und Senden im eAMS-Konto für Unternehmen 
    Hinweis: Bitte beachten Sie die Videos auf der AMS Seite, welche Ihnen die Abrechnung erklären und erleichtern werden.
    Link zum eAMS-Konto: https://www.e-ams.at/eams-sfu-account/u/index.jsf

  • Die Auszahlung der Kurzarbeitsbeihilfe durch das AMS erfolgt im Nachhinein pro Kalendermonat. 

5. Neue Kurzarbeitsphase 5 ab 01.07.2021

Die Corona-Kurzarbeit Phase 5 gilt ab 01.7.2021 bis 30.06.2022 für Kurzarbeitsprojekte von höchstens jeweils 6 Monaten. Neu ist, dass es 2 Schienen der Kurzarbeit gibt, eine für besonders betroffene Betriebe (bis 31.12.2021 befristet) und die andere für die übrigen Betriebe.

Unveränderte Kurzarbeit für besonders betroffene Branchen:

  • Das sind Betriebe, die im 3. Quartal 2020 gegenüber dem 3 Quartal 2019 Umsatzeinbrüche von mindestens 50 % hatten.
  • Diese erhalten weiterhin die ungekürzte Beihilfe (geplant ist die monatliche Auszahlung der um 15 % reduzierten Beihilfe mit Aufzahlung auf den vollen Betrag mit der Endabrechnung). 
  • Die Mindestarbeitszeit liegt bei 30 % mit Unterschreitungsmöglichkeit in Ausnahmefällen.
  • Vorerst befristet bis 31.12.2021.

Übergangsmodell mit reduzierter Förderhöhe

  • Gilt für alle restlichen Betriebe
  • Die Kurzarbeitsbeihilfe wird gegenüber der Phase 4 um 15 % reduziert und beträgt damit 85 % der bisher ausbezahlten Beihilfe.
  • Die Mindestarbeitszeit beträgt 50 % mit Unterschreitungsmöglichkeit in Ausnahmefällen.
  • Vorerst befristet bis 30.06.2022.

Die Nettoersatzrate für den Arbeitnehmer bleibt bei beiden Varianten unverändert.

Fristen zur Antragstellung  

Kurzarbeitsprojekte ab 01.07.2021 können voraussichtlich rückwirkend erst ab 19.07.2021 beantragt werden. Die Antragsfrist endet nach einem Monat (voraussichtlich am 18.08.2021). Näheres demnächst auf der AMS-Homepage

Nach Ablauf der Übergangsfrist sind Kurzarbeitsprojekte vor Beginn der Kurzarbeit zu beantragen.  

Betriebe, die neu in Kurzarbeit gehen (keine Kurzarbeit zwischen dem 01.04.2021 und 30.06.2021), müssen vor Beginn der Kurzarbeit ihre regionale Geschäftsstelle des AMS kontaktieren und ein - in der Regel 3-wöchiges  -Beratungsverfahren absolvieren.

Urlaubsverbrauch

Es gilt ein verpflichtender Urlaubsverbrauch von 1 Woche je angefangener 2 Monate Kurzarbeit, soweit der Arbeitnehmer so viel Urlaubsguthaben hat (kein Vorgriff). Ohne diesen Verbrauch wird die Beihilfe für den Arbeitgeber gekürzt. Betriebe mit Betriebsrat können über den Urlaubsverbrauch eine Betriebsvereinbarung abschließen.

6. Beendigung der Kurzarbeit

Die Kurzarbeit erlischt grundsätzlich durch Ablauf der vereinbarten Kurzarbeitsdauer. Alternativ hat der Arbeitgeber auch die Möglichkeit, die Kurzarbeit vorzeitig zu beenden, was ein einseitiges Gestaltungsrecht des Arbeitgebers darstellt. Letzteres ist den Vertragsparteien und dem Arbeitsmarktservice unverzüglich anzuzeigen. Die Beendigung der Kurzarbeit für einzelne Dienstnehmer ist allerdings nicht möglich. 

Bei Beendigung der Kurzarbeit (sei es durch Zeitablauf, sei es durch vorzeitige Beendigung) sind mögliche Auswirkungen auf die Kurzarbeitsbeihilfe zu beachten. Diese entfällt bzw wird zurückgefordert, wenn der Arbeitsausfall im Zuge der Kurzarbeit in Phase 5 im Durchschnitt der insgesamt von der Kurzarbeit betroffenen Beschäftigten oder von einzelnen Beschäftigten 70 % bzw 50% überschreitet. Es ist daher unbedingt darauf zu achten, dass im gesamten Kurzarbeitszeitraum durchschnittlich mindestens 30 % bzw 50% gearbeitet wurde, und zwar sowohl betreffend jeden einzelnen Dienstnehmer als auch insgesamt.

Nach Ende der Kurzarbeit ist via eAMS-Konto ein Durchführungsbericht an das AMS zu erstatten. Das entsprechende Musterformular ist auf der AMS Homepage ersichtlich. In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass es für jede Kurzarbeitsphase ein extra Formular dazu gibt.

Hinsichtlich der Anzahl der Durchführungsberichte ist wie folgt zu unterscheiden:

• Wurde nur eine einzige Kurzarbeitsphase durchlaufen, ist auch nur ein einziger Durchführungsbericht zu erstatten, und zwar bis zum 28. jenes Monats, der auf das Ende der Behaltefrist folgt.

• Wurden mehrere Kurzarbeitsphasen durchlaufen, so sind auch mehrere Durchführungsberichte zu erstatten.

Hinsichtlich der Unterfertigung des Durchführungsberichtes ist wie folgt zu unterscheiden:

• Besteht ein Betriebsrat, ist der Bericht jedenfalls vom Betriebsrat mit zu unterfertigen.

• Besteht kein Betriebsrat und wurde der Beschäftigungsstand nicht verringert, reicht die Unterfertigung durch den Dienstgeber aus. Besteht kein Betriebsrat und wurde der Beschäftigungsstand verringert, ist der Bericht von der zuständigen Fachgewerkschaft mit zu unterfertigen.

Link: https://www.ams.at/unternehmen/personalsicherung-und-fruehwarnsystem/kurzarbeit/downloads-kurzarbeit#oberoesterreich

 

7. Sonderproblem: Kurzarbeit bei neu eintretenden Mitarbeitern

Bei neu eintretenden Mitarbeitern ist zu beachten, dass die geltende AMS-Richtline ausdrücklich das Vorliegen eines voll entlohnten Kalendermonats vor Einbeziehung in die Kurzarbeit verlangt.

8. Sonstiges:

Weitere Details zum Thema Kurzarbeit sowie weitere Themen iZm der COVID-19-Situation finden Sie auf der Homepage der Wirtschaftskammer OÖ sowie auf der Homepage des AMS:

https://www.wko.at/service/aussenwirtschaft/coronavirus-wirtschaftskammer-als-anlaufstelle.html

https://www.ams.at/unternehmen/personalsicherung-und-fruehwarnsystem/informationen-unternehmen-coronavirus-

 

Exkurs Lohnverrechnung: Freistellung besonders gefährdeter Dienstnehmer (Risikogruppen)

Seit 06.05.2020 gilt ein neues Bundesgesetz, das gemeinsam mit einer dazugehörigen Verordnung des Gesundheitsministers jene Risikogruppen mit Vorerkrankungen definiert, die – aus medizinischer Sicht – vor einer Infektion mit COVID-19 ganz besonders zu schützen sind.

Grundsätzlich ist vorgesehen, dass ein solcher Risikopatient dann Anspruch auf Freistellung der Arbeitsleistung und Fortzahlung des Entgelts hat, wenn er die Arbeitsleistung nicht von zu Hause erbringen kann (Homeoffice) und/oder der Dienstgeber die Arbeitsbedingungen im Betrieb (unter Beachtung des Arbeitsweges) nicht so gestalten kann, dass eine Ansteckung mit COVID-19 nahezu ausgeschlossen ist.

Die betroffenen Personen werden vom Dachverband der Sozialversicherungsträger schriftlich informiert, dass sie möglicherweise zur Risikogruppe zählen. Mit diesem Schreiben ist der Arzt aufzusuchen, welcher dann ein „COVID-19-Risikoattest“ ausstellt. Ausschließlich mit diesem „COVID-19-Risikoattest“ kann man dann die besondere Schutzwürdigkeit mit dem Arbeitgeber besprechen und gegebenenfalls auch eine Freistellung beantragen. Wurde man nicht schriftlich informiert, so kann dennoch ein „COVID-19-Attest“ beantragt werden, wenn eine sonstige schwere Erkrankung vorliegt. Die Beurteilung dessen obliegt dem Arzt. 

Ist der Arbeitnehmer auf Basis des „COVID-19-Attestes“ freizustellen, so hat der Dienstgeber Anspruch auf Erstattung des zu leistenden Entgelts sowie der für diesen Zeitraum abzuführenden Steuern, Beiträge und Abgaben durch den Krankenversicherungsträger. Der Antrag auf Ersatz ist spätestens sechs Wochen nach dem Ende der Freistellung unter Vorlage der entsprechenden Nachweise beim Krankenversicherungsträger einzubringen.

Mit 30.06.2021 endete die COVID-19-Dienstfreistellung von Risikopatienten. Anträge auf Kostenerstattungen für am 30.06.2021 beendete Freistellungen können noch bis spätestens 12.08.2021 eingebracht werden.

Hinweis I: Der Antrag kann über WEBEKU gestellt werden – nähere Infos dazu unter www.gesundheitskasse.at

Hinweis II: Anzuerkennen sind ausschließlich „COVID-19-Atteste“. Nur mit diesen kann eine Rückerstattung des Entgelts bzw. der Beiträge bei Freistellung beantragt werden. Bei allen anderen Attesten ist die Dienstfreistellung Sache des Arbeitgebers und die Kosten sind daher auch von ihm zu tragen.

Weitere Detailinformationen finden Sie in den umfangreichen FAQ der Gesundheitskasse:
https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.859047&portal=oegkportal

 

Sozialversicherung

Die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK) hat in Zusammenhang mit COVID-19 bisher umfangreiche Stundungs- und Ratenzahlungsmaßnahmen gefasst. 

Fristverlängerung bis 15.07.2021 

Für all jene Dienstgeberinnen und Dienstgeber, die es aus berücksichtigungswürdigen Gründen bislang noch nicht geschafft haben, den geordneten Abbau der offenen Beiträge zu planen und zu vereinbaren, verlängert die ÖGK einmalig die Antragsfrist für Ratenvereinbarungen um 15 Tage. Ratenanträge können somit noch bis spätestens 15.07.2021 gestellt werden.

Nach diesem Stichtag besteht allerdings keine Möglichkeit mehr, die gesetzlichen Zahlungserleichterungen des "2-Phasen-Modells" in Anspruch zu nehmen. Die offenen Beiträge müssen dann wieder im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen eingemahnt und exekutiv betrieben werden.

Phase 1:

  • Beitragszeiträume Februar bis April 2020: Das gesetzliche Zahlungsziel wird auf den 30.06.2021 (vormals 31.03.2021) verlängert 
  • Beitragszeiträume Mai bis Dezember 2020: Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben wurden individuelle Stundungs- und Ratenzahlungsvereinbarungen getroffen. Abweichend von den bisherigen Vereinbarungen können diese Beiträge bis spätestens 30.06.2021 (vormals 31.03.2021) eingezahlt werden.
  • Beitragszeiträume Jänner bis Februar 2021: Für diese Beitragszeiträume ist es bei glaubhaften coronabedingten Liquiditätsproblemen nunmehr ebenfalls möglich Stundungen bis 30.06.2021 (vormals 31.03.2021)  in Anspruch zu nehmen.
  • Beitragszeiträume ab März 2021: Für diese Beitragszeiträume gelten wieder die herkömmlichen Fälligkeiten und Zahlungsfristen.
  • Ratenvereinbarungen: Kann das gesetzliche Zahlungsziel per 30.06.2021 (vormals 31.03.2021) nicht erfüllt werden, sind Ratenzahlungen bis längstens 30.09.2022 (vormals 30.06.2022) möglich. Das Vorliegen von coronabedingten Liquiditätsproblemen ist dabei gegenüber der ÖGK glaubhaft zu machen. Der Verzugszinsensatz wird für den Zeitraum der Ratenzahlung temporär um 2 % verringert. Die Beantragung der Ratenzahlung ist ab dem 01.06.2021 in elektronischer Form möglich (WEBEKU). Zur vereinfachten bzw. optimalen Berechnung der Raten stellt die ÖGK auch einen Online-Ratenrechner zur Verfügung.

Phase 2:

Bestehen zum 30.09.2022 (vormals 30.06.2022) noch teilweise Beitragsrückstände aus den Beitragszeiträumen ab Februar 2020, können diese in der Phase 2 sukzessive beglichen werden. Zu diesem Zweck können Ratenvereinbarungen für weitere 21 Monate – also maximal bis 30.06.2024 (vormals 31.03.2024) – vereinbart werden. Hierfür gelten die gleichen Grundsätze wie bereits weiter oben für die Abgabenstundungen angeführt.

Kurzarbeit und Freistellungen:

Die Beiträge für Mitarbeiter in Kurzarbeit, Risikofreistellung oder Absonderung sind von den Stundungen bzw. Ratenvereinbarungen ausgenommen. Diese sind nach der gesetzlichen Regelung bis zum 15. des auf die Beihilfenauszahlung zweitfolgenden Kalendermonats an die ÖGK zu entrichten.

Hinweis:

1. Ab dem Beitragszeitraum Juni 2021 gelten wieder die herkömmlichen Fristen und Fälligkeiten zur Bezahlung/Meldung. Die laufenden Beiträge sind ab dann wie gewohnt jeweils bis zum 15. des Folgemonats zu entrichten.

2. Dienstgeberinnen und Dienstgeber, die infolge der COVID-19 Pandemie (vorerst) keine Stundungen ihrer Sozialversicherungsbeiträge mehr benötigen, sollten ihre Einziehungsaufträge bei ihrem Bankinstitut wieder aktivieren. Seitens der ÖGK werden ab dem Monat Mai 2020 mangels Zahlungseingang automatisch Verzugszinsen für die nicht bezahlten Beiträge der jeweils betreffenden Zahlungsfrist verrechnet und vorgeschrieben.

Weiters hat die ÖGK umfangreiche FAQs zu Fragen rund um den Corona-Virus und die Sozialversicherung zur Verfügung gestellt; diese Informationen finden Sie unter den nachstehenden Links:

https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.857807&portal=oegkportal

Redaktion: Dr. Wolfgang Köppl, BNP Wirtschaftstreuhand und Steuerberatungsgesellschaft m.b.H. Alle Angaben in dieser Klienten-Information dienen nur der Erstinformation, enthalten keinerlei Rechts- oder Steuerberatung und können diese auch nicht ersetzen; jede Gewährleistung und Haftung ist ausgeschlossen. Bitte informieren Sie Ihren Berater, wenn Sie die Übermittlung der Klienten-Information auch an andere Personen in Ihrem Unternehmen wünschen oder falls Sie diese Nachricht nicht mehr erhalten möchten. Detaillierte Informationen zu unserer Datenschutz-Leitlinie sowie unserer Datenschutzerklärung finden Sie auf unserer Homepage www.bnp.at. Erstellung: 09.07.2021

 

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